Recursos Gratuitos para el Tele trabajo
#QuédateEnCasa
La nueva situación con el coronavirus tensa y pone a prueba nuestra capacidad de teletrabajo y la digitalizacion de nuestras organizaciones y equipos, de forma forzosa. Desde Estudio Inclusivo queremos también aportar nuestro granito de arena para ayudaros a dar este paso, o bien mejorarlo, y lo vamos hacer con recursos gratuitos para que nadie se quede atrás en este reto, mas allá de las herramientas ya conocidas por la mayoría como pueden ser sistemas de comunicación como Whatsapp y Correo Electronico, que pueden ser muy efectivas para comunicar, pero no para debatir, y mucho menos organizar el trabajo en linea.
Aprovecho para recalcar lo obvio, pero que siempre se nos olvida… ¡ HACER COPIAS DE SEGURIDAD ! . En estos momentos de proceso de digitalización de las empresa muchas veces no se le da la suficiente importancia, asi como la seguridad de sus datos allá donde estén almacenados, por lo tanto invito a la reflexión o hacerse preguntas simples al respecto a la hora de elegir sus herramientas:
- ¿Cuantas horas de trabajo puedo perder entre que se realiza una copia de seguridad y la siguiente copia de seguridad? Ojo por que si dispone de un equipo de 8 personas, las horas de trabajo perdidas en caso de desastre se multiplicaran por 8.
- ¿Que pasaría si alguien o mi competencia pudiera acceder a esos datos? En la mayoría de los casos el simple cumplimiento de la norma o LOPD es insuficiente.
#TrabajaConSeguridad
Por lo tanto tengamos siempre muy presente la seguridad de nuestras operaciones y almacenamiento digital. No hace falta obsesionarse , pero cumplimiento unos pocos requisitos ya disminuirá su riesgo en mas de un 80%. Si no lo tiene claro, consulte a un especialista. Dicho esto, sigamos.
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Lo primero que vamos a necesitar es que nuestro ordenador o portátil disponga de multimedia, es decir de la capacidad de reproducir y generar audio y Video. Normalmente todos los equipos de hoy en día disponen de esta posibilidad, con tarjetas multimedia para enchufar unos altavoces y micrófono, así como para enchufar vía USB una WebCam. Es mas todos los portátiles ya llevan esto pro defecto. No obstante, para evitar el efecto eco, así como para escuchar correctamente sin perder detalle, se recomienda el uso de cascos con micrófono incorporado, y si tienen función de supresión de vídeo mejor.
Reuniones On-Line por Vídeo Conferencia:
Lo primero que vamos a necesitar, es una herramienta de comunicación visual, donde no solo podamos hablar sin tener que escribir, sino también vernos. La comunicación visual es una parte muy importante de la comunicación, y no debemos perdérnosla. Ademas este sera el primer paso que daremos, la reunión virtual, ya sea para organizar la nueva forma de tele trabajar, cerrar un presupuesto, o bien iniciar un proyecto, ya sea con nuestro equipo o bien con nuestros clientes.
Lo segundo que debe de aportarnos dicha herramienta es que soporte varios personas a la vez, es decir Multi Video Conferencia, para que podamos reunirnos virtualmente varias personas o todo un equipo, y sera importante que lo haga bien, sin interrupciones ni saltos que se pueden producir en el consumo de ancho de banda por el audio y vídeo de varias personas a la vez. No hay peor reunión virtual, en al que no podamos comunicarnos adecuadamente o no entendamos bien a lo interlocutores.
Otros aspectos a valorar y que son necesarios para tener una reunión on-line, son las opciones y herramientas que necesitaremos durante esta, como que lo usuarios puedan compartir su pantalla para enseñarnos algo desde su ordenador (Documentos, presentaciones, etc), así como un chat que nos permita hablar escribiendo sin interrumpir a la persona que esta hablando, ya sea para animar, comentar, añadir información adicional o poner enlaces a sitios web de referencia o documentos compartidos. Hasta aquí, todas las soluciones que nombramos disponen de estas funcionalidades necesarias.
Existen muchas herramientas que permitan la Multi vídeo conferencia, la mas conocida fue Skype, que es muy útil mantenerla abierta por si alguien me tiene que llamar para hablar conmigo y no tener que mandarme un mensaje previamente, pero su funcionamiento deja que desear en cuanto hay mas de 3 personas, y requiere de instalación y configuración previa para poderlo utilizar. Por este ultimo motivo, si es muy útil para que me llamen, pero la descartamos como herramienta para reunirnos on-line.
Nos vamos a centrar en las nuevas herramientas que funcionan únicamente con el navegador, sin necesidad de instalar nada, nombraremos unas cuantas y por ultimo os recomendamos una de uso gratuito y que hemos utilizado mucho en Estudio Inclusivo, y que a día de hoy seguimos utilizando con nuestros clientes.
- Hangouts Meet de Google: En su versión gratuita solo puedes unirte a una sala de reunión, pero el que crea la sala para invitar al resto a de pagar. Ademas requiere de registro por parte de los usuarios que se unen a la reunión, y nuestros clientes o usuarios mas novatos se pueden perder en ese proceso. Por ello la descartamos, pero decir que funciona bastante bien.
- Zoom: probablemente sea una de las mejores soluciones cuando necesitamos un gran volumen de personas conectadas con hasta mil participantes en una reunión y hasta 10mil espectadores, pero con un limite pequeño de personas en su versión gratuita.
#ReuneteDesdeCasa
LA RECOMENDACIÓN: MEET JISI es la opción que recomendamos, ya que no requiere de registro por ninguna de las partes, es gratuito, puedes conectar directamente con tu sala mediante enlace externo sin necesidad de crearlo del tipo http://meet.jit.si/ EL_Nombre_de_tu_Empresa, dispone de chat, de la posibilidad de compartir pantalla, e incluso de poner una contraseña de entrada e incorporación a la sala mediante llamada de teléfono para aquellos que no dispongan de Internet.
Ademas en su versión de pago 8×8 dispone de herramientas también muy interesantes, como la posibilidad de grabación de la reunión y transcripción a escrito o creación de sub-títulos de todo lo que se habla de forma automática, ideal para levantar actas, o por temas de accesibilidad.
Y una que nos gusta mucho a los informáticos para dar soporte técnico, es que si la reunión se realiza mediante su aplicación de escritorio (desde el PC) te permite el control remoto del PC de un integrante de la reunión, pudiendo hacer instalaciones y configuraciones de software, así como solucionar en el momento cualquier problema técnico que pueda disponer de soporte técnico y solucionar el problema en el momento.
El único pero que puede tener o que hay que tener en cuenta es que funciona perfectamente con el navegador Firefox y Chrome (Recomendado), y no con Edge o Explorer. Otra cosa a tener en cuenta, es que también como cualquier aplicación de navegador por seguridad preguntara al usuario si da permisos a la aplicación o sitio para usar micrófono y vídeo (webcam). Esto solo ocurre la primera vez que se visita el sitio y ya no lo preguntara mas, pero es algo a avisar a los asistentes cuando pasemos el enlace para no tener problemas y que puedan operar sin problemas desde el primer momento.
Compartición de archivos:
No hay nada menos efectivo que la utilización de correos electrónicos para compartir archivos y sus versiones de este. Los sistemas de almacenamiento de archivos Cloud de hoy en día, no solo nos permiten tener un sitio donde almacenarlos y compartirlos en la nube, sino también realizar una edición de forma colaborativa, varios a la vez. Ademas se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo, aveces ayudándose de APP´s en el caso de los móviles.
Los mas conocidos o comunes son Drive de Google, Dropbox o Amazon Drive, generalmente tienen suficiente espacio disponible de forma gratuita pero a corto plazo y en el caso de uso personal. No vamos a entrar en detalle de su funcionamiento dado su uso mas extendido, pero ¡ OJO ! ¿Esta usted dispuesto a entregar datos sensibles o de su empresa a empresas que tienen lineas de negocio de venta de datos, como Google?
Bien, para empezar a corto plazo, ok, no te compliques, pero ten en cuenta que en caso de uso empresarial necesitaras mas espacio en poco tiempo y que puestos a pagar porque no tener tu propio sistema para garantizar la seguridad de tus datos y que no se compartan con nadie, al no ser que tu lo indiques explicablemente. Por lo tanto te recomiendo que empieces a utilizarlas, pero que de inmediato empieces a analizar otras posibilidades para cuando se te acabe el espacio gratuito o si deseas guardar informaron sensible. Consulta on-line nuestras soluciones Cloud, sin coste ni compromiso.
Nuestra recomendación en soluciones de pago, es la utilización o compra de Sistemas de Almacenamiento Masivo y Redundante del tipo NAS para mantener todos los archivos personales, de nuestra organización y equipo a salvo en todo momento, así como poder gestionar de forma optima los permisos de acceso y escritura a estos, y garantizar su acceso y edición con guardado en tiempo real desde cualquier tipo de dispositivo o ubicación geográfica. Solo con estos sistemas podemos hablar de Gigabytes, e incluso Terabytes de datos sin costes totalmente desorbitados, y olvidarnos de la numerosas copias de seguridad que habría que hacer por cada PC, portátil, móvil y dispositivo de almacenamiento de su organización.
Pero en el caso de compra el coste se te puede ir entre 900€ y 1.800€ como mínimo, y ademas hay que tener conocimientos para poder administrarlos y mantenerlos de forma optima y segura. Ademas de mantenerlos, hay que comprar equipos redundantes, porque a pesar de que cada equipo dispone de discos dobles, también es recomendable otro equipo igual en otra ubicación geográfica. Es decir que tendríamos nuestra información accesible y sincroniza en dos ubicaciones geográficas, y también duplicada en cada ubicación, así que dispondríamos de la información replicada y sincronizada en al menos 4 discos de almacenamiento distintos.
Como mantener este tipo de infraestructuras de forma propia puede ser complicado, puede alquilar el espacio y el servicio de mantenimiento y soporte, con un pequeño coste de puesta en marcha. Si desea información sobre este tipo de servicio, no dude de solicitar una consultoría on-line sobre almacenamiento Cloud, sin coste ni compromiso.
#TrabajaEnRed
Aunque los directorios y archivos con los que trabajamos y compartimos estén en la nube, con estos sistemas trabajamos como si fuera nuestro ordenador, pero realmente es un sistema de compartición de archivos Cloud, donde en este ejemplo solo el equipo comercial dispone de la información en tiempo real, sin necesidad de envíos, con sistema de recuperación en caso de borrado accidental, y copias de seguridad automáticas
Gestion de Tareas y de Proyectos:
Una de las tareas mas importantes de una empresa, organización o equipo, es la gestión y reparto de tareas entre los distintos integrantes de los distintos equipo, así como seguimiento de las mismas o flujo de trabajo. Cuando las distintas acciones sobre las tareas están digitalizadas y compartidas en una APP en un servidor, permite un control sobre el estado de estas en tiempo real y mayor control del flujo de trabajo de los equipos y sus integrantes.
Hay muchos tipos de aplicaciones web, incluso de software libre, que pueden ser instaladas en nuestros servidores y mantenerlas por nosotros mismos, teniendo así un control de toda la información. Pero este no es el caso mas rápido de puesta en marcha, e igualmente no es el idóneo para organizaciones mas pequeñas, que no tienen departamento de informática, o en su defecto y por consecuente, los recursos de coste de mantenimiento por terceros.
Hay muchas soluciones al respecto, pero vamos a proponeros solo dos de ellas en sus versiones gratuitas, principalmente por su sencillez de uso y potencia, pero también porque dispone de sus respectivas APP´s para móviles y están desarrolladas con lenguajes de programación que permite la actualización de cambios en tiempo real de forma visible, sin necesidad de recarga de la web, y producidos por todo un equipo tocando los mismos listados o tableros de tareas, y esto es importante para evitar errores o mal entendidos.
ASANA: es una de las aplicaciones que estuvimos usando mucho tiempo en Estudio Inclusivo para gestionar nuestros proyectos informáticos, de marketing y de eventos. Eso si, la utilizábamos en su versión de pago. Probablemente sea la mejor de las dos, en su versión de pago.
Donde tendremos todas las herramientas y vistas que podamos necesitar independientemente de nuestro crecimiento y tamaño de la organización como; la vista listado de tareas, vista tablero, cronograma, Portafolios y gestor de recursos.
#GestionaDesdeCasa
TRELLO, nuestra recomendación: Probablemente no sera mejor que Asana, pero para usar en versión gratuita, sin duda este es tu producto, por su sencillez sin obviar la efectividad. La información se ordena pro tableros (Proyectos o equipos) y cada usuario puede generar o mantener 10 tableros activos y compartirlos con distintos usuarios. Eso significa que si estas manteniendo 10 tableros y no puedes crear otro (en su versión gratuita), siempre le podrás decir a otro integrante del equipo que lo cree el y te invite a este.
En cambio en estudio Inclusivo, evidentemente no nos cambios de Assana a Trello por diferencia de limitaciones en su versión gratuita, ya que estábamos con la versión de pago de Asana y lo considerábamos una buena inversión por el servicio que nos prestaba. El principal motivo fue porque nuestro equipo compuesto en su mayoría son personas con algún tipo de discapacidad, consideraban esta herramienta mas sencilla de manejar y clara a la hora de identificar sus tareas, y aunque esto no nos vino muy bien a los que coordinábamos, sacrificamos herramientas de gestión del coordinador o manager, por la comodidad y efectividad de los operarios.
Esta decisión ademas nos vino casualmente bien económicamente, porque poco después siguiendo en la implantación de la llamada «Metodologia Agil» se incorporo al cliente en la gestión de nuestros proyectos, o mas bien su proyecto. Esto implica que el cliente también esta trabajando, comunicando, gestionando y controlando la evolución de su proyecto y su plazos en tiempo real, y sin duda también para nuestros clientes fue mucho mas fácil con Trello que con Asana. Esto ultimo ademas implicaba mantener a los clientes registrados en el proyecto y el equipo, cosa que en Asana se podía hacer, pero tenias que pagar por un usuario mas, y claro después de 10 proyectos esto era un coste considerable , que por casualidad con Trello nos ahorramos.
Otro motivo no menos importante por el que os recomendamos Trello, es porque disponéis de un pequeño curso gratuito que os permitirá sacarle el mayor partido posible en pocas horas. Os ponemos el enlace a en nuestra siguiente sección de Formación On-line Gratuita.
Formación On-line Gratuita #FormateEnCasa
Seguro que hay muchos cursos gratuitos y conferencias en la red, que seguramente os pueden ayudar con el objetivo del teletrabajo, podéis hacer vuestras aportaciones en comentarios. Nosotros por el momento os vamos a aportar 2 cursos gratuitos de alta calidad, en castellano, con todas las ventajas de encontrarse en la plataforma de formación on-line Udemy, y son:
Curso «Con Trello organiza tus proyectos de forma profesional«: Ser organizado te ayuda a lograr mas en tu vida, con Trello lleva el control de las actividades y termínalas todas.
Curso «Aprende Accesibilidad Web paso a paso«: Este curso no solo es para desarrolladores web, sino que te da una visión muy general y buena de lo que implica la accesibilidad, y que todos y todas debemos de tener en cuenta en cualquier trabajo digital.
¿Queréis mas? #MasEnCasa
Pues seguro que si, pero ya consideramos bastante extenso este articulo, así que si conocéis mas recursos que puedan ser de utilidad y que tengan que ver con el tele-trabajo, por favor aportarlo o pedirlos en los comentarios. Esperamos que os haya sido de ayuda, Gracias por vuestra confianza.